Regulamin | Kujawsko-Pomorskie Forum hR

REGULAMIN KONFERENCJI „Kujawsko – Pomorskie Forum HR 2025”

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy regulamin (dalej: „Regulamin”) określa zasady uczestnictwa w konferencji o nazwie „Kujawsko – Pomorskie Forum HR 2025” (dalej: „Konferencja”).

2. Organizatorami Konferencji (dalej: „Organizatorzy”) są: Randstad Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (02-305) przy Al. Jerozolimskich 134, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie - XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 157531; NIP 522-24-50-829; REGON: 012933840; kapitał zakładowy w wysokości 1 318 240 złotych (dalej: „Randstad”) oraz Kancelaria Ostrowski i Wspólnicy spółka komandytowa z siedzibą w Toruniu (87–100), przy ul. Lubickiej 53, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Toruniu - VII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 420141, NIP: 9562300054; REGON: 341278398 (dalej: „Kancelaria”) oraz „Pracodawcy Pomorza i Kujaw” Związek Pracodawców z siedzibą w Bydgoszczy (85–022) przy ul. Gdańskiej 141/3/6, wpisany do rejestru przedsiębiorców oraz rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Bydgoszczy - XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 109572; NIP: 5541019060; REGON: 090586671 (dalej: „Związek Pracodawców”).

3. Organizatorzy ustalają, że Organizatorem odpowiedzialnym za obsługę procesów związanych z rejestracją Uczestników na Konferencję, w tym akceptacją zgłoszeń, płatnościami za udział w Konferencji, przyjmowaniem rezygnacji z udziału w Konferencji, oświadczeń o odstąpieniu od Umowy lub reklamacji jest Związek Pracodawców.

4. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

Zamawiającym – oznacza to osobę prawną, jednostkę organizacyjną nie posiadającą osobowości prawnej, której odrębne przepisy przyznają zdolność prawną lub osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, która na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie zawiera Umowę z Organizatorami. W niektórych przypadkach Zamawiający może być jednocześnie Uczestnikiem.
Uczestniku – oznacza to pełnoletnią osobę fizyczną posiadającą pełną zdolność do czynności prawnych w szczególności przedsiębiorcę oraz osoby pracujące w działach zarządzania zasobami ludzkimi, a także inne osoby zawodowo związane z tematyką Konferencji. Każdorazowo przez Uczestnika należy również rozumieć osobę biorącą udział w Konferencji w charakterze prelegenta (dalej: „Prelegent”) w zakresie przysługujących mu praw i obowiązków. Uczestnik bierze udział w Konferencji na podstawie Umowy zawartej pomiędzy Zamawiającym a Organizatorami.
Umowie – oznacza to umowę o udział w Konferencji zawieraną pomiędzy Organizatorami a Zamawiającym w ramach zorganizowanego systemu zawieraniu umów na odległość, bez jednoczesnej fizycznej obecności stron, za pośrednictwem Serwisu, w postaci elektronicznej, na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie;
Rejestracji – oznacza to oświadczenie woli Zamawiającego określające liczbę i dane Uczestników złożone za pośrednictwem Formularza zgłoszeniowego znajdującego się w Serwisie, zmierzające do zawarcia Umowy za pośrednictwem Serwisu;
Formularzu zgłoszeniowym – oznacza to formularz udostępniony w Serwisie, za pomocą którego następuje Rejestracja;
Przedsiębiorcy Indywidualnym – oznacza to osobę fizyczną, która zawiera z Organizatorami Umowę związaną bezpośrednio z prowadzoną przez nią działalnością gospodarczą, jeśli z treści tej Umowy wynika, że nie posiada ona dla niej charakteru zawodowego, wynikającego w szczególności z przedmiotu wykonywanej przez nią działalności gospodarczej, udostępnionego na podstawie przepisów o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej;
Serwisie – oznacza to wykorzystywaną przez Organizatorów zorganizowaną platformę informatyczno-informacyjną Evenea, dostępną na stronie internetowej Na podstawie art. 8 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. z 2024 r., poz. 1513 ze zm.) Organizatorzy ustalają niniejszy regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną i zawierania umów na odległość i zobowiązują się do jego przestrzegania.

5. Na podstawie art. 8 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. z 2024 r., poz. 1513 ze zm.) Organizatorzy ustalają niniejszy regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną i zawierania umów na odległość i zobowiązują się do jego przestrzegania.

6. Regulamin określa rodzaj, zakres i warunki świadczenia usług za pośrednictwem Serwisu w zakresie zawierania Umów na odległość, jak również prawa i obowiązki Organizatorów, Uczestnika lub Zamawiającego oraz zasady i tryb postępowania reklamacyjnego. Celem Regulaminu jest również zapewnienie bezpieczeństwa Konferencji poprzez określenie zasad zachowania się osób obecnych na Konferencji i korzystania przez nie z obiektu, w którym prowadzona jest Konferencja.

7. Dokładny harmonogram Konferencji dostępny jest na stronie internetowej: forumhr.info (dalej: „Strona Internetowa Konferencji”).

§ 2.Postanowienia ogólne

1. Konferencja odbędzie się w dniu 20 maja 2025 roku w godzinach 9:00–15:00 w trybie stacjonarnym w Hotelu City w Bydgoszczy przy ulicy 3 Maja 6, 85-016 Bydgoszcz Bydgoszczy.

§ 3.Rejestracja uczestnictwa w Konferencji

1. Rejestracja na Konferencję dokonywana jest za pośrednictwem Serwisu, Regulamin korzystania z Serwisu dostępny jest na stronie https://evenea.pl/pl.

2. Termin rejestracji na Konferencję za pośrednictwem Serwisu upływa w dniu 12 maja 2024 roku.

3. Liczba miejsc na Konferencji jest ograniczona. O możliwości dokonania Rejestracji decyduje kolejność zgłoszeń. O możliwości udziału w Konferencji każdorazowo decyduje Związek Pracodawców. Związek Pracodawców zastrzega sobie możliwość podjęcia decyzji o przyjęciu bądź nieprzyjęciu Formularza zgłoszeniowego Uczestnika, zwłaszcza w razie wyczerpania liczby miejsc. W przypadku wyczerpania liczby miejsc przed dniem wskazanym w ust. 2 powyżej, Związek Pracodawców ma prawo wstrzymania dalszej rejestracji i wcześniejszego zamknięcia listy Uczestników.

4. Udział w Konferencji jest płatny i wynosi 199,00 zł netto za każdego Uczestnika. Powyższe nie dotyczy pierwszej zarejestrowanej osoby będącej przedstawicielem aktywnego klienta jednego z Organizatorów - dla której udział w Konferencji jest bezpłatny. Za aktywnego klienta (Zamawiającego) rozumie się podmiot, na rzecz którego jeden z Organizatorów świadczy usługi lub podmiot, który jest członkiem Związku Pracodawców, przy czym możliwość bezpłatnego udziału w Konferencji przysługuje jednorazowo, tj. bez względu na aktywną współpracę klienta (Zamawiającego) z więcej niż jednym Organizatorem. Udział w Konferencji jest również bezpłatny dla osoby prowadzącej Konferencję oraz Prelegentów. Termin rejestracji na Konferencję Uczestników uprawnionych do bezpłatnego udziału upływa w dniu 12.05.2025 r.

5. Rejestracja następuje drogą elektroniczną poprzez wypełnienie i przesłanie Formularza zgłoszeniowego dostępnego w Serwisie. Podczas Rejestracji należy podać dane Uczestnika/Uczestników imię, nazwisko, poziom stanowiska, służbowy adres email, numer telefonu (opcjonalnie), nazwa firmy, miasto, NIP firmy oraz dane Zamawiającego, a także wskazać wszelkie informacje wymagane przez Serwis.

6. W przypadku wyboru opcji wystawienia faktury za bilet osoba dokonująca Rejestracji podaje następujące dane do jej wystawienia: nazwa Zamawiającego, ulica, numer budynku/numer lokalu, kod pocztowy, miejscowość, NIP.

7. Zamawiający jest zobowiązany i oświadcza, że posiada stosowną zgodę Uczestnika na udostępnienie jego danych osobowych Organizatorom w celu wzięcia udziału w Konferencji.

8. Zamawiający powinien poinformować Uczestnika o zawarciu Umowy oraz o uprawnieniach i obowiązkach wynikających z Umowy, w tym w szczególności o treści Regulaminu.

9. W przypadku, gdy Uczestnik dokonuje Rejestracji samodzielnie, oświadcza, że posiada zgodę Zamawiającego na udział w Konferencji oraz jest uprawniony do zawarcia Umowy w imieniu Zamawiającego.

10. W przypadku, gdy podane dane nie są kompletne lub Formularz zgłoszeniowy został błędnie wypełniony, Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za konsekwencje nieprawidłowego dokonania Rejestracji. Ponadto, Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za podanie błędnych lub nieprawdziwych danych przez osobę dokonującą Rejestracji uczestnictwa w Konferencji.

11. Rejestracji dokonuje się poprzez wypełnienie Formularza zgłoszeniowego i kliknięcie w przycisk finalizujący Rejestrację. Dokonanie skutecznej Rejestracji i kliknięcie w przycisk finalizujący Rejestrację, tj. przycisk “zarejestruj się” „jest niezbędne do zawarcia Umowy pomiędzy Organizatorami a Zamawiającym.

12. Warunkiem skutecznego dokonania Rejestracji na Konferencję jest:

wypełnienie Formularza zgłoszeniowego za pośrednictwem Serwisu zawierającego wszystkie niezbędne dane;
zapoznanie się z niniejszym Regulaminem oraz Polityką Prywatności (dostępną pod linkiem: kontakt@forumhr.infoi akceptacja ich postanowień;
zapoznanie się i zaakceptowanie Regulaminu korzystania z Serwisu – dostępnego na stronie https://evenea.pl/pl;

13. Do zawarcia Umowy za pośrednictwem Serwisu, w ramach wymagań technicznych niezbędnych do współpracy z systemem teleinformatycznym, którym posługują się Organizatorzy w celu zawarcia Umowy, osoba dokonująca Rejestracji powinna dysponować aktywnym kontem poczty elektronicznej (e-mail) oraz urządzeniem umożliwiającym prawidłowe wyświetlenie strony Serwisu (np. komputerem, tabletem itp.) podłączonym do sieci Internet, spełniającym następujące minimalne wymagania techniczne:

standardowy system operacyjny,
standardowa przeglądarka internetowa z aktywnymi niezbędnymi plikami cookies, odpowiedzialnymi za prawidłowe wyświetlanie treści.

14. Po dokonaniu skutecznej Rejestracji, osoba dokonująca Rejestracji otrzyma na wskazany adres e-mail wiadomość potwierdzającą przyjęcie zgłoszenia udziału w Konferencji. Do zawarcia Umowy wymagana jest akceptacja zgłoszenia przez Związek Pracodawców, o czym osoba dokonująca Rejestracji zostanie poinformowana w kolejnej wiadomości wysłanej na wskazany adres e-mail, najpóźniej do dnia 19 maja 2025 roku.

15. Płatności za udział w Konferencji można dokonać w następujący sposób:

płatność online - Przelewy24 (za pomocą dostępnych w trakcie dokonywania zakupu biletu form płatności, w szczególności przelew natychmiastowy, BLIK, karta płatnicza),
płatność tradycyjna - przelewem na rachunek bankowy serwisu EventLabs Sp. Z o.o. o numerze rachunku: 66 1160 2202 0000 0003 8835 9874.

16. W przypadku wyboru płatności online, wraz z dokonaniem opłaty Zamawiający upoważnia Związek Pracodawców do wystawienia elektronicznej faktury VAT bez podpisu odbiorcy oraz wysłania jej wyłącznie na adres e-mail wskazany w Formularzu zgłoszeniowym.

17. W przypadku wyboru płatności tradycyjnej Związek Pracodawców w ciągu 7 dni od dokonania Rejestracji, przekaże na adres e-mail Zamawiającego fakturę pro forma. Zapłaty za udział w Konferencji należy dokonać w terminie 3 dni od otrzymania faktury pro forma, na rachunek bankowy wskazany na fakturze pro forma, wystawionej przez Związek Pracodawców.

18. Organizatorzy dokonają samodzielnego zaproszenia wybranych osób na Konferencję w charakterze Prelegenta, którzy również będą zobowiązani do dokonania Rejestracji w Serwisie.

§ 4. Rezygnacja z udziału w Konferencji

1. Zamawiający zobowiązuje się w ramach Umowy, że Uczestnik/Uczestnicy, którzy zostali zgłoszeni podczas Rejestracji do bezpłatnego uczestnictwa w Konferencji na podstawie Umowy zawartej pomiędzy Zamawiającym a Organizatorami, weźmie/wezmą udział w Konferencji, pod rygorem obowiązku uiszczenia opłaty odszkodowawczej, o której mowa w ust. 7, z zastrzeżeniem ust. 6 i 8.

2. Zamawiający zobowiązuje się w ramach Umowy, że Uczestnik/Uczestnicy, którzy zostali zgłoszeni podczas Rejestracji do odpłatnego uczestnictwa w Wydarzeniu na podstawie Umowy zawartej pomiędzy Zamawiającym a Organizatorami, weźmie/wezmą udział w Wydarzeniu, z uwzględnieniem prawa do rezygnacji z udziału (po dokonaniu płatności) na warunkach określonych w niniejszym regulaminie w nieprzekraczalnym terminie do dnia 12.05.2025 r., poprzez przesłanie Organizatorom pisemnego oświadczenia o rezygnacji w formie listu poleconego na adres Związku Pracodawców (o dochowaniu terminu przesądza moment wpływu przesyłki do Związku Pracodawców lub pozostawienia przesyłki na placówce pocztowej do odbioru przez Związek Pracodawców) bądź przesłanie oświadczenia o rezygnacji w formie wiadomości e-mail wysłanej na adres e-mail: kontakt@forumhr.info

3. Zamawiający, który opłacił udział w Konferencji za Uczestnika/Uczestników, w przypadku rezygnacji z udziału w Konferencji ma prawo do zwrotu ze strony Organizatorów całości na konto bankowe, z którego płatność została dokonana. Zwrot wpłaconej kwoty nastąpi w terminie 30 dni od dnia złożenia rezygnacji, na podstawie faktury korygującej zaakceptowanej przez Zamawiającego, z zastrzeżeniem ust. 4.

4. W przypadku rezygnacji z udziału w Konferencji zwrot wpłaconej kwoty następuje na poniższych warunkach:

rezygnacja złożona w terminie do 12.05.2025 r. - zwrot pełnej opłaty na konto bankowe, z którego płatność została dokonana,
rezygnacja złożona w terminie po 12.05.2025 r. - uczestnikowi nie przysługuje prawo zwrotu opłaty.

5. W przypadku rezygnacji złożonej po terminie, tj. 12.05.2025 r., Organizatorzy zachowują prawo do zatrzymania wniesionej opłaty za uczestnictwo w Konferencji.

6. Zamawiający uprawniony do bezpłatnego uczestnictwa w Konferencji może zrezygnować z uczestnictwa zarejestrowanego Uczestnika w terminie 14 dni od daty rejestracji danego Uczestnika, nie później jednak niż do dnia 12.05. 2025 r. do godz. 23:59. Rezygnacja z udziału Uczestnika w Konferencji powinna być dokonana w formie wiadomości e-mail wysłanej na adres e-mail Związku Pracodawców: kontakt@forumhr.info.

7. W przypadku rezygnacji z udziału Uczestnika, który został zgłoszony podczas Rejestracji do bezpłatnego uczestnictwa w Wydarzeniu, po dniu 12.05.2025 r. po godz. 23:59, Zamawiający będzie zobowiązany do zapłaty na rzecz Organizatorów opłaty odszkodowawczej w wysokości 199,00zł (słownie: sto dziewięćdziesiąt dziewięć złotych 00/100) z tytułu braku uczestnictwa zgłoszonego Uczestnika w Konferencji. Zamawiający jest zobowiązany uiścić ww. opłatę w terminie 14 dni od dnia otrzymania noty obciążeniowej wystawionej przez Związek Pracodawców.

8. Organizatorzy dopuszczają możliwość zmiany Uczestnika zgłoszonego do udziału w Konferencji najpóźniej do dnia 12.05.2025 r. Zmiana ta musi zostać zgłoszona Związkowi Pracodawców w formie wiadomości e-mail wysłanej na adres e-mail Związku Pracodawców: kontakt@forumhr.info.

9. W przypadku zmiany Uczestnika, o której mowa w ust. 8, konieczne jest ponowne wypełnienie Formularza zgłoszeniowego z danymi nowego Uczestnika i dokonanie Rejestracji.

§ 5. Prawa i obowiązki uczestnika

1. Uczestnik po przybyciu na miejsce Konferencji zobowiązany jest do potwierdzenia na stanowisku recepcyjnym miejsca Konferencji swojego osobistego uczestnictwa w Konferencji poprzez zeskanowanie kodu QR z biletu wygenerowanego z Serwisu, który Uczestnik obowiązany będzie okazać w formie elektronicznej bądź papierowej.

2. Uczestnik jest zobowiązany do zapoznania się z Regulaminem oraz przestrzegania Regulaminu oraz regulaminu obiektu, w którym będzie odbywać się Konferencja.

3. Uczestnik przyjmuje do wiadomości, iż w sytuacji stwierdzenia przez Organizatorów, że Uczestnik narusza zapisy Regulaminu lub w inny sposób zagraża bezpieczeństwu Konferencji, Organizator uprawniony jest do odmowy Uczestnikowi prawa udziału w Konferencji i żądania opuszczenia przez Uczestnika miejsca Konferencji lub terenu obiektu, w którym organizowana jest Konferencja. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do wyłączenia z udziału w Konferencji Uczestników, którzy w szczególności:

podejmują działania sprzeczne z prawem, z dobrymi obyczajami lub godzące w uzasadnione interesy osób trzecich;
podejmują działania zmierzające do obejścia albo wskazujące na próbę obejścia Regulaminu lub zasad odbywania Konferencji;
podejmują działania naruszające uzasadnione interesy Organizatorów lub godzące w ich wizerunek.

4. Organizatorzy zapewniają Uczestnikom Konferencji jeden posiłek – lunch oraz poczęstunek podczas przerw kawowych.

5. Koszty udziału w Konferencji, ewentualnego pobytu, opłat parkingowych i przejazdu Uczestnik pokrywa we własnym zakresie.

6. Uczestnicy zobowiązani są w szczególności do:

przestrzegania postanowień Regulaminu,
przestrzegania zasad bezpieczeństwa, w tym przepisów przeciwpożarowych jak również instrukcji oraz poleceń organizacyjno-technicznych Organizatorów,
nieutrudniania i niezakłócania przeprowadzenia Konferencji oraz niepodejmowania działań niezgodnych z przepisami powszechnie obowiązującego prawa, dobrymi obyczajami, a także naruszającymi dobra osobiste innych Uczestników, Organizatorów lub osób trzecich, a także
nierejestrowania przebiegu Konferencji.

7. Uczestnikom nie wolno wnosić na teren Konferencji broni lub innych niebezpiecznych przedmiotów, materiałów wybuchowych, wyrobów pirotechnicznych, materiałów stwarzających zagrożenie pożarowe, napojów alkoholowych, środków odurzających lub substancji psychotropowych.

8. Wygłaszane przez Uczestników tezy lub poglądy są poglądami wygłaszającego je Uczestnika. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za formę i treść merytoryczną wygłaszanych przez Uczestników tez lub poglądów. Uczestnicy nie mogą jednak wygłaszać tez lub poglądów nawołujących do nienawiści lub dyskryminacji jakichkolwiek osób w szczególności na tle rasowym, kulturowym, etnicznym, wyznaniowym, światopoglądowym lub ze względu na płeć. Ponadto niedopuszczalne jest propagowanie ideologii i symboliki związanej z ustrojami totalitarnymi.

§ 6. Odpowiedzialność

1. Organizatorzy ani Zamawiający nie będą ponosić odpowiedzialności wobec siebie za niewykonanie lub nienależyte wykonanie jakichkolwiek obowiązków wynikających z Regulaminu w zakresie, w jakim będzie to spowodowane wystąpieniem siły wyższej.

2. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za szkody na innym Uczestniku, osobach trzecich lub mieniu spowodowane przez któregokolwiek Uczestnika.

3. W razie wyrządzenia szkód przez któregokolwiek z Uczestników podczas Konferencji, Organizatorzy mają prawo dochodzenia odszkodowania w wysokości poniesionej szkody.

4. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za żadne szkody poniesione przez Uczestników wskutek niestosowania się do poleceń wydawanych przez służby Organizatorów w sytuacjach zagrożeń bezpieczeństwa osób i mienia, np. w związku z zarządzeniem ewakuacji osób z terenu miejsca Konferencji.

5. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za:

a) rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas
Konferencji,

b) poniesione szkody lub utracone korzyści przez Uczestników, które spowodowane zostały na

skutek działania lub zaniechania innych Uczestników lub osób trzecich, na które Organizatorzy nie mieli wpływu,

c) poniesione szkody lub utracone korzyści przez Uczestników, które spowodowane zostały na skutek odwołania Konferencji przez Organizatorów w przypadku zaistnienia zdarzeń losowych, na które nie mieli wpływu.

6. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia na terenie obiektu, w którym prowadzona jest Konferencja.

7. Uczestnicy są zobowiązani zgłosić niezwłocznie do Organizatorów wszelkie przypadki nieodpowiednich zachowań innych Uczestników lub osób trzecich.

8. Uczestnicy, którzy mimo wezwania do zaprzestania łamania postanowień Regulaminu, nie zastosują się do poleceń Organizatorów, a w szczególności stwarzają swoim zachowaniem niebezpieczeństwo dla innych Uczestników, bądź zakłócają przebieg Konferencji są zobowiązani do natychmiastowego opuszczenia Konferencji i nie przysługują im z tego tytułu żadne roszczenia wobec Organizatorów.

§ 7. Prawa własności intelektualnej, wykorzystanie wizerunku

1. Z chwilą przekazania Organizatorom jakiegokolwiek utworu w rozumieniu art. 1 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim o prawach pokrewnych powstałego w związku z Konferencją (dalej: „Utwory”), w tym w szczególności prezentacji, treści wykładu, Prelegent udziela Organizatorowi niewyłącznej, nieodpłatnej, licencji na korzystanie z Utworów przekazanych Organizatorom. Licencja zostaje udzielona bez ograniczeń czasowych i terytorialnych i obejmuje korzystanie z Utworów na następujących polach eksploatacji:
a) w zakresie utrwalania i zwielokrotniania - utrwalanie i zwielokrotnianie materiałów
dowolną techniką, w tym techniką drukarską, reprograficzną i techniką cyfrową, na wszelkich rodzajach nośników, w tym na nośnikach CD i półprzewodnikowych, jak również
wprowadzanie i przesyłanie praw do pamięci systemów teleinformatycznych;

b) w zakresie rozpowszechniania – nieodpłatny najem, użyczanie nośników na których prawa

utrwalono;

c) w zakresie rozpowszechniania w sposób inny niż wskazany pod lit. b powyżej -
udostępnianie w taki sposób, by każdy miał do materiałów dostęp w miejscu i czasie przez
siebie wybranym, wyświetlanie, nadawanie i reemitowanie, zarówno drogą naziemną, jak i
satelitarną, za pośrednictwem sieci informatycznej, przekaz materiałów w systemie transmisji
strumieniowej (streaming), zarówno na żywo, jak i na życzenie;

d) w celu uniknięcia jakichkolwiek wątpliwości, akceptując Regulamin Prelegent oświadcza, że
przedmiotowa licencja obejmuje również udostępnianie Uczestnikom przez Organizatorów
wykorzystywanych przez Prelegenta podczas prelekcji prezentacji lub treści wykładów.

2. Wszystkie materiały przekazane Uczestnikowi, jak również udostępniane przez Organizatorów w ramach Konferencji, w tym w szczególności prezentacje i treści wykładu Prelegentów (dalej: „Materiały Konferencyjne”), są chronione prawami własności intelektualnej, w tym prawami autorskimi i stanowią własność intelektualną ich twórców.

3. Uczestnicy mają prawo wykorzystywać, w tym drukować oraz przechowywać Materiały Konferencyjne wyłącznie na własne potrzeby. Wykorzystywanie to nie obejmuje rozpowszechniania, powielania lub udostępniania Materiałów Konferencyjnych innym osobom do ich własnego, w tym prywatnego, użytku.

4. Organizatorzy nie wyrażają zgody na rozpowszechnianie, powielanie lub udostępnianie dowolną metodą, udostępnionych Uczestnikom Materiałów Konferencyjnych. Jakiekolwiek rozpowszechniane, powielanie lub udostępnianie Materiałów Konferencyjnych, inne niż wskazane powyżej, np. w celach komercyjnych, wymaga każdorazowo udzielenia pisemnej pod rygorem nieważności zgody Organizatorów.

5. Organizatorzy są uprawnieni do utrwalania przebiegu Konferencji poprzez jej fotografowanie oraz filmowanie, transmitowanie i nagrywanie co wiąże się z możliwością opublikowania tychże fotografii, filmów, transmisji i nagrań m.in. na stronach internetowych lub w mediach społecznościowych Organizatorów dla celów dokumentacji, a także promocji lub reklamy Konferencji.

6. Organizatorzy informują, że rejestracja, o której mowa w ust. 5, będzie mieć miejsce na terenie całego obiektu, na którym odbywać się będzie Konferencja, chyba że Organizatorzy w sposób wyraźny wyznaczą strefy wolne od nagrywania.

7. Prelegent jak i Uczestnik upoważnia Organizatorów do wykorzystania swojego wizerunku lub głosu i wypowiedzi (jeżeli Uczestnik takowych udzieli w trakcie dyskusji prelekcyjnych lub do kamery) oraz rozpowszechniania ich jako elementów ww. utworów do celów wymienionych w ust. 5 powyżej, i niniejszym udziela niewyłącznej oraz nieodpłatnej zgody, bez ograniczeń czasowych oraz terytorialnych, na ich wykorzystanie przez Organizatorów oraz wszelkie upoważnione do tego przez Organizatorów podmioty na wszystkich polach eksploatacji znanych w chwili zawarcia Umowy, w tym wymienionych w art. 50 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 2025 r. poz. 24 ze zm.) a w szczególności na następujących polach eksploatacji:

utrwalanie na jakimkolwiek nośniku audiowizualnym (na nośnikach wideo, taśmie światłoczułej, magnetycznej i dysku komputerowym, w sieci multimedialnej w tym w Internecie),
zwielokrotnianie jakąkolwiek techniką w nieograniczonej liczbie egzemplarzy,
odtwarzanie, nadawanie, reemitowanie i publiczne udostępnianie w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym, w tym poprzez sieć Internet, na stronach www, środowisku Windows, w sieciach telefonii komórkowej,
wypożyczenie, najem, użyczenie nośników, na których utrwalono wizerunek, głos, wypowiedź,
wprowadzenie do pamięci komputera i do sieci multimedialnej,
wykorzystanie na różnego rodzaju stronach internetowych (m.in. na stronach internetowych Organizatorów).

8. Podczas Konferencji obowiązuje zakaz fotografowania, nagrywania lub utrwalania przez Uczestników w jakiejkolwiek formie lub za pomocą jakichkolwiek urządzeń udostępnianych treści lub materiałów.

§ 8. Przetwarzanie danych osobowych

1. Zasady przetwarzania danych osobowych zostały określone w Polityce Prywatności dostępnej pod linkiem: oraz w Formularzu zgłoszeniowym. Każdy Uczestnik jest obowiązany zapoznać się z jej treścią przed dokonaniem rejestracji na Stronie Internetowej Konferencji.

§ 9. Odstąpienie od Umowy

1. Postanowienia niniejszego paragrafu stosuje się wyłącznie do Umów, w których stroną jest Przedsiębiorca Indywidualny.

2. Informuje się, że podawanie się za Przedsiębiorcę Indywidualnego, jeżeli jest to niezgodne z prawdą, stanowi nieuczciwą praktykę rynkową w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 23 sierpnia 2007 r. o przeciwdziałaniu nieuczciwym praktykom rynkowym.

3. Przedsiębiorca Indywidualny, który zawarł z Organizatorami Umowę na odległość lub poza lokalem przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta, może od niej odstąpić bez podania przyczyn, składając stosowne oświadczenie w terminie 14 (słownie: czternastu) dni od dnia zawarcia Umowy, z zastrzeżeniem ustępów niniejszego paragrafu. Do zachowania terminu, o którym mowa w zdaniu poprzednim, wystarczy wysłanie informacji dotyczącej wykonania prawa odstąpienia od Umowy przed jego upływem.

4. Wykonując prawo do odstąpienia od Umowy, Przedsiębiorca Indywidualny może skorzystać ze wzoru formularza odstąpienia od Umowy, stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu, jednak posłużenie się takim formularzem nie jest obowiązkowe.

5. Oświadczenie o odstąpieniu od Umowy powinno zostać przesłane na adres mailowy Związku Pracodawców:kontakt@forumhr.info.

6. W przypadku odstąpienia od Umowy, Umowę uważa się za niezawartą.

7. Związek Pracodawców niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 (słownie: czternastu) dni od otrzymania skutecznego oświadczenia Przedsiębiorcy Indywidualnego o odstąpieniu od Umowy, zwróci dokonaną płatność za udział z Konferencji.

8. Związek Pracodawców dokonuje zwrotu płatności przy użyciu takiego samego sposobu zapłaty, jakiego użył Przedsiębiorca Indywidualny, chyba że Przedsiębiorca Indywidualny wyraźnie zgodził się na inny sposób zwrotu, który nie wiąże się dla niego z żadnymi kosztami.

9. Jeżeli Przedsiębiorca Indywidualny zawarł Umowę, w której wskazał inną osobę jako beneficjenta, jest obowiązany niezwłocznie powiadomić tę osobę o złożeniu przez siebie oświadczenia o odstąpieniu od Umowy.

10. W przypadku dokonywania Rejestracji na Wydarzenie w terminie krótszym niż 14 dni przed jego rozpoczęciem, Organizatorzy wymagają od Przedsiębiorcy Indywidualnego złożenia oświadczenia o wyrażeniu zgody na udział w Wydarzeniu przed upływem terminu do odstąpienia od Umowy oraz przyjęciu do wiadomości informacji o utracie prawa do odstąpienia od Umowy z chwilą jej pełnego wykonania przez Organizatorów. Złożenie oświadczeń następuje poprzez zaznaczenie odpowiedniego checkboxa w trakcie dokonywania Rejestracji w Serwisie.

§ 10. Reklamacje

1. Wszelkie reklamacje Uczestników Konferencji wobec Organizatorów powinny być zgłaszane w formie pisemnej listem poleconym za potwierdzeniem odbioru na adres siedziby Związku Pracodawców.

2. Reklamacje Uczestników Konferencji mogą być zgłaszane nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia Konferencji. Reklamacje spóźnione nie będą rozpatrywane.

3. Reklamacja powinna zawierać co najmniej: imię, nazwisko, adres korespondencyjny osoby, która składa reklamację oraz dane Zamawiającego (tj. nazwę firmy, adres korespondencyjny lub adres e-mail), przedmiot reklamacji z uzasadnieniem przyczyn jej wniesienia (uwzględniając czas i miejsce wystąpienia nieprawidłowości), podpis oraz żądanie określonego zachowania się przez Organizatorów.

4. Rozpatrzenie reklamacji następuje w najszybszym możliwym terminie, jednak nie dłuższym niż 14 dni od dnia doręczenia zgłoszenia reklamacyjnego. O wyniku postępowania reklamacyjnego zgłaszający nieprawidłowości zostanie zawiadomiony listem poleconym wysłanym na adres wskazany w piśmie zawierającym zgłoszenie reklamacji.

5. W przypadku, gdyby informacje podane w reklamacji wymagałyby uzupełnienia, Związek Pracodawców przed rozpatrzeniem reklamacji zwróci się do osoby zgłaszającej reklamację do ich uzupełnienia w wyznaczonym terminie na rozpatrzenie reklamacji. W takim przypadku, termin, o którym mowa w ust. 4 powyżej, biegnie od momentu otrzymania uzupełnionej reklamacji przez Związek Pracodawców.

§11. Postanowienia końcowe

1. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do dokonywania zmian w harmonogramie Konferencji, zmiany terminu Konferencji, a także do odwołania Konferencji w przypadku zaistnienia zdarzeń losowych niezależnych od Organizatorów. Organizatorzy nie ponoszą wówczas żadnej odpowiedzialności, a Uczestnikom nie przysługują z tego tytułu żadne roszczenia. W przypadku odwołania Konferencji, Związek Pracodawców poinformuje Uczestników o tym fakcie, przesyłając wiadomość na podany w formularzu zgłoszeniowym adres e-mail.

2. Organizatorzy mają prawo zmiany postanowień Regulaminu, w szczególności w przypadku zmiany funkcjonalności Serwisu, zmiany w działalności Organizatorów lub zmiany przepisów powszechnie obowiązującego prawa. Do Umów zawartych przed zmianą Regulaminu stosuje się Regulamin obowiązujący w dacie zawarcia Umowy. Uczestnicy zostaną poinformowani o zmianie Regulaminu poprzez udostępnienie treści zmienionego Regulaminu na Stronie Internetowej Konferencji. Organizatorzy w ramach takiej komunikacji, podadzą termin wejścia zmiany Regulaminu w życie, przy czym termin ten będzie wynosić co najmniej 7 (siedem) dni od daty udostępnienia zmienionego Regulaminu na Stronie Internetowej Konferencji. Powyższe ma odpowiednie zastosowanie do sytuacji, w której Organizatorzy postanowili zmienić termin Konferencji lub odwołać Konferencję.

3. Konferencja ma charakter zamknięty i nie stanowi imprezy masowej w rozumieniu Ustawy z dnia 23 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 616).

4. Przepisy Regulaminu stanowią integralną część Formularza zgłoszeniowego i obowiązują wszystkich Uczestników.

5. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają powszechnie obowiązujące przepisy prawa, w szczególności przepisy Kodeksu cywilnego (Dz.U. z 2024 r. poz. 1061 ze zm.).

6. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane przez sąd powszechny w Polsce właściwy zgodnie z przepisami prawa polskiego.

7. Regulamin wchodzi w życie z dniem jego udostępnienia na Stronie Internetowej Konferencji.

Załącznik nr 1 do Regulaminu Konferencji „Kujawsko – Pomorskie Forum HR 2025”