Do kogo skierowana jest niniejsza Polityka Prywatności?

 

Niniejsza Polityka Prywatności dotyczy przetwarzania danych osobowych Uczestników oraz Prelegentów Konferencji pt. „Kujawsko – Pomorskie Forum hR 2025”, która ma się odbyć w dniu 20 maja 2025 roku w w Hotelu City w Bydgoszczy („Konferencja”). Zapoznaj się z niniejszą Polityką Prywatności przed rejestracją na Konferencję oraz przed wypełnieniem oświadczeń i zaznaczeniem dobrowolnych zgód. 

 

Jakie dane o Tobie przetwarzamy? 

 

W związku z organizacją Konferencji przetwarzamy następujące dane osobowe: 

• Uczestników: dane zawarte w formularzu rejestracyjnym, dane o obecności na Konferencji, inne dane, w tym wizerunek, zawarte w foto i wideo relacjach z Konferencji 

• Prelegentów: imię i nazwisko, nazwa reprezentowanej organizacji, biogram, fotografia, dane o obecności na Konferencji, inne dane, w tym wizerunek zawarte w foto i wideo relacjach z Konferencji. 

 

Ponadto, w zależności od indywidualnych potrzeb, przetwarzamy dane: 

• wymagane przepisami prawa, np. prawa podatkowego, rachunkowości; 

• dane zawarte we wnioskach, skargach i innych wystąpieniach Uczestników do nas; 

• ewentualnie inne dane, jeżeli jest to niezbędne dla realizacji celów i jest zgodne z przepisami prawa. 

  

Kto jest administratorem Twoich danych osobowych? 

 

Współadministratorami Twoich danych osobowych są: 

• RANDSTAD Polska spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, Al. Jerozolimskie 134, 02 – 305 Warszawa, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000157531, posiadającą numer REGON: 012933840 oraz numer NIP: 5222450829 

• Kancelaria Ostrowski i Wspólnicy spółka komandytowa z siedzibą w Toruniu, przy ul. Lubickiej 53, 87 – 100 Toruń, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Toruniu, VII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000420141, posiadającą numer REGON: 341278398 oraz numer NIP: 9562300054 

• „Pracodawcami Pomorza i Kujaw” Związkiem Pracodawców z siedzibą w Bydgoszczy, przy ul. Gdańskiej 141/3/6, 85 – 022 Bydgoszcz, wpisanym do rejestru przedsiębiorców oraz rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Bydgoszczy, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000109572, posiadającym numer REGON: 090586671 oraz numer NIP: 5541019060 

 

Jak się z nami skontaktować, żeby uzyskać więcej informacji o przetwarzaniu Twoich danych osobowych? 

 

Jeśli masz pytania związane z Twoimi danymi osobowymi, które przetwarzamy, możesz kierować je na adres mailowy biuro@pracodawcy.info.pl 

 

Jakie są cele, podstawy prawne oraz czas przetwarzania Twoich danych osobowych przez Współadministratorów? 

 

Organizacja Konferencji

 

Głównym celem przetwarzania Twoich danych osobowych jest organizacja Konferencji, w której bierzesz udział: rejestracja, zapewnienie wstępu na Konferencję, weryfikacja Twojego uczestnictwa (listy obecności na Konferencji), wysyłania Ci powiadomień dotyczących Konferencji, zapewnienie bezpieczeństwa Konferencji, w tym monitorowanie Konferencji, dokumentowanie przebiegu Konferencji, wszelkie inne kwestie administracyjne wymagane dla właściwej organizacji i przebiegu Konferencji oraz bezpieczeństwa jej Uczestników, Prelegentów i obsługi. 

 

Podstawą prawną przetwarzania Twoich danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Twój, organizacji Cię zgłaszającej na Konferencję oraz Współadministratorów, związany z umożliwieniem Ci udziału w Konferencji zgodnie z wnioskiem rejestracyjnym oraz z zapewnieniem Twojego bezpieczeństwa. Jeżeli sam osobiście i we własnym imieniu dokonałeś rejestracji na Konferencję, podstawą przetwarzania Twoich danych osobowych jest umowa na uczestnictwo w Konferencji, którą tym samym zawarłeś zgodnie z Regulaminem. 

 

Marketing produktów i usług

​​​​​

W przypadku darmowego uczestnictwa

W związku z faktem, iż uczestnictwo w Konferencji jest darmowe, poprosimy Cię o wyrażenie zgód na kontakty marketingowe na Twój służbowy adres email dla każdego z organizatorów Konferencji. Pozostałe zgody pozostaną dobrowolne. 

 

W przypadku odpłatnego uczestnictwa

W zależności od wyrażonych przez Ciebie dobrowolnych zgód, Twoje dane osobowe będą również przetwarzane w celu marketingu bezpośredniego produktów i usług każdego z organizatorów Konferencji.

 

W celu wyselekcjonowania wydarzeń, które mogą leżeć w obszarze Twoich zainteresowań, weźmiemy pod uwagę Twoje stanowisko i branżę, w której działasz zawodowo. Nie tworzymy i nie zapisujemy Twojego profilu ani nie wykorzystujemy danych z innych źródeł, a jedynie selekcjonujemy kierowane do Ciebie informacje marketingowe z uwzględnieniem przekazanych nam przez Ciebie informacji. 

​

Wyrażone zgody możesz cofnąć w każdej chwili bez podawania przyczyny. Wystarczy, że wyślesz odpowiednią informację na podany powyżej adres mailowy. 

 

Cofnięcie zgody nie ma wpływu na przetwarzanie Twoich danych w celach marketingowych przed jej cofnięciem. Oznacza to, że cofnięcie zgody jest skuteczne od daty jej otrzymania przez nas i wprowadzenia zmian w naszych bazach danych, lecz nie dotyczy przetwarzania przed cofnięciem zgody. 

 

Działania promocyjne Konferencji

 

W celu prawidłowej promocji Konferencji Współadministratorzy ​​​​przetwarzają dane osobowe Prelegentów, w tym ich wizerunek oraz biogramy otrzymane od Prelegentów, publikujemy je na stronie internetowej Konferencji, w materiałach Konferencji oraz w materiałach marketingowych, w tym w social media. 

 

Ponadto, w celu promocji Konferencji po jej odbyciu dokonujemy rejestracji jej przebiegu za pomocą relacji wideo i fotograficznych. Wybrane fragmenty relacji będą udostępniane wszystkim Uczestnikom Konferencji oraz upubliczniane na stronach internetowych Współadministratorów. Uczestnictwo w Konferencji wiąże się z udzieleniem zgody na utrwalanie i rozpowszechnianie Twojego wizerunku na mocy ustawy o prawach autorskich i prawach pokrewnych. Dokładamy wszelkich starań, aby publikowane materiały zadowalały wszystkich Uczestników i Prelegentów, lecz jeśli jesteś niezadowolony z określonych materiałów zawierających Twój wizerunek, niezwłocznie skontaktuj się z nami, postaramy się wykluczyć je z dostępu dla osób trzecich (uprawnienie to nie przysługuje Prelegentom w zakresie dokumentowania ich wystąpień). Jeżeli nie chcesz, by Twój wizerunek był utrwalany w celach promocyjnych, unikaj przestrzeni Konferencji objętych monitorowaniem. 

 

Promocja Konferencji odbywa się: 

• ​​​​​z użyciem danych dotyczących tożsamości Prelegentów (imię, nazwisko, stanowisko, reprezentowana organizacja, biogram); 

• z użyciem danych dotyczących tożsamości Uczestników podejmujących aktywność podczas Konferencji, np. zadawanie pytań, udział w dyskusjach, otrzymanie nagrody, jeśli Uczestnik sam się przedstawi; 

• bez użycia danych dotyczących tożsamości pozostałych Uczestników Konferencji. 

 

Korespondencja, wnioski, skargi

 

Twoje dane możemy również przetwarzać w celu udzielania odpowiedzi na Twoje zapytania, wnioski, skargi, w tym wnioski o realizację praw RODO, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Współadministratorów. Po rozpatrzeniu Twojej sprawy jej dokumentacja będzie przetwarzana w celach archiwizacyjnych do celów związanych z ochroną lub dochodzeniem roszczeń, zgodnie z informacją zawarta poniżej. 

 

Czy musisz podać swoje dane osobowe? 

 

Wymagamy podania przez Ciebie lub przez organizację Cię zgłaszającą na Konferencję Twoich danych osobowych zawartych w formularzu rejestracyjnym. Ponadto, jeśli kontaktujesz się z nami, wymagamy podania przez Ciebie danych umożliwiających nam skuteczne załatwienie Twojej sprawy. Podanie danych w ww. przypadkach jest dobrowolne, lecz niezbędne do udziału w Konferencji w przypadku bezpłatnego udziału. Natomiast w przypadku odpłatności za udział w konferencji podanie danych jest dobrowolne. Jeżeli wymagają tego przepisy prawa, możemy wymagać od Ciebie podania innych danych niezbędnych np. ze względów rachunkowych lub podatkowych. W pozostałym zakresie podanie Twoich danych jest dobrowolne. 

 

Twoje prawa w zakresie przetwarzanych danych

 

Umożliwiamy spełnienie wszystkich Twoich praw wynikających z RODO, tj. prawo dostępu, cofnięcia zgody, sprostowania oraz usunięcia Twoich danych, ograniczenia ich przetwarzania, prawo do ich przenoszenia, niepodlegania zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu, a także prawo do wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych. 

 

Masz prawo wnieść skargę w związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przez nas do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa; www.uodo.gov.pl 

 

W jakich sytuacjach możesz sprzeciwić się wobec przetwarzania Twoich danych? 

 

Masz prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych osobowych, gdy: 

• przetwarzanie Twoich danych osobowych odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, a sprzeciw jest uzasadniony przez szczególną sytuację, w której się znalazłeś/aś, 

• Twoje dane osobowe przetwarzane są na potrzeby marketingu bezpośredniego, w tym są profilowane dla tego celu. 

 

Komu udostępniamy Twoje dane osobowe? 

 

Współadministratorzy udostępniają Twoje dane osobowe w następującym zakresie: 

• publikują Twoje dane osobowe, w tym biogram i wizerunek, w celach promocyjnych Konferencji (dotyczy wyłącznie Prelegentów); 

• mogą publikować Twoje dane i wizerunek zawarte w relacji z Konferencji w celach promocyjnych Konferencji po jej odbyciu; 

• udostępnia organom administracji publicznej na podstawie obowiązujących przepisów prawa. 

 

Do jakich państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego Twoje dane są przekazywane? 

 

Twoje dane osobowe mogą być przekazywane poza terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego, do podmiotów realizujących dla nas usługi IT, w szczególności w zakresie systemu, w którym odbywa się rejestracja Uczestników i Prelegentów oraz gromadzone są zgody marketingowe. 

 

Czy Współadministratorzy profilują Twoje dane osobowe lub przetwarzają je automatycznie w sposób wpływający na Twoje prawa? 

 

Twoje dane osobowe nie będą wykorzystane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym na podstawie otrzymanych od Ciebie danych osobowych nie będzie tworzony Twój profil osobowościowy. 

​